Memulai Komunikasi dengan Potential Buyer

Membangun impresi awal yang baik akan menjadi pondasi yang kuat menuju kesepakatan bisnis antara UMKM dan buyer, berikut langkah-langkah yang dapat Sobat Ekspor lakukan sebelum bertemu dengan potential buyer.

January 30th, 2024

Saat UMKM berkesempatan bertemu dengan potential buyer misalnya di pameran, seringkali komunikasi yang terjalin hanya terbatas perkenalan awal dan bertukar informasi kontak antara potential buyer dengan UMKM. Manfaatkan informasi kontak potential buyer untuk komunikasi awal. Sebelum memulai komunikasi, Sobat Ekspor perlu menyiapkan informasi awal mengenai usaha dan produk Sobat Ekspor karena buyer mungkin tidak mengingat atau belum menyimpan kontak Sobat Ekspor.

Untuk itu, penting untuk membuat kesan pertama yang baik dan tentunya informatif. Langkah-langkah yang dapat Sobat Ekspor lakukan sebelum memulai komunikasi dengan potential buyer adalah:

1.    Membuat e-catalogue yang berisi informasi:

a. Informasi terkait perusahaan, terdiri dari nama perusahaan, alamat, nomor telepon, faksimili, email, tahun berdiri, bidang usaha, pimpinan perusahaan, dan contact person;

b.  Informasi terkait produk yang dijual, terdiri dari informasi produk yang tersedia dan spesifikasinya, kapasitas produksi, kualitas, waktu produksi, kemasan, jasa pengiriman yang tersedia, metode pembayaran, pengalaman dalam penyediaan produk yang relevan.

2.    Buat dalam format yang menarik dan jelas serta lampirkan foto-foto yang menunjang untuk referensi.

3.    Gunakan beberapa website untuk desain materi promosi usaha agar lebih menarik, beberapa diantaranya:

  a.   https://www.canva.com/ menyediakan template desain baik gratis maupun berbayar.

  b.   https://slidesgo.com/ menyediakan berbagai template untuk desain yang dapat di-download dan di-edit       sesuai kebutuhan, baik gratis maupun berbayar.

   c.   https://www.freepik.com/ menyediakan beragam foto, video, vector berbagai format, ada yang gratis dan      juga berbayar.

4. Kenali potential buyer dan bahasa yang digunakan, apakah dapat berbahasa Indonesia atau perlu   menggunakan bahasa Inggris. Akan lebih baik bila Sobat Ekspor memiliki keahlian berkomunikasi dalam             bahasa yang sesuai dengan bahasa yang digunakan oleh potential buyer.

5.    Langkah terakhir adalah melakukan komunikasi awal. Hal-hal yang perlu Sobat Ekspor perhatikan a.l.:

 a.  Apabila potential buyer menginformasikan nomor telepon, jangan langsung melakukan panggilan telepon.     Sebaiknya Sobat Ekspor memulai komunikasi awal melalui email.

 b. Perhatikan perbedaan waktu, pastikan kita mengirimkan email di waktu yang tepat dan tidak terlalu larut   malam.

c.  Dapat mengirimkan email yang diawali dengan salam, perkenalan dengan menyebutkan nama, event tempat bertemu, informasi usaha, dan bidang usaha.

d.  Sampaikan pesan dengan jelas dan tepat, namun tetap sopan, bersahabat, dan tulus.

e.   Akhiri pesan dengan harapan dan penawaran kerja sama serta ucapkan terima kasih.

Demikian Sobat Ekspor, langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam berkomunikasi dengan potential buyer. Kesan baik yang ditimbulkan akan membuka peluang yang lebih besar untuk kerja sama kedepan.